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The condominium regulation

(Online course for Condominium Administrator SIAE 0102876 - © 2001-3 2013– Erreci Edizioni)

Based on art. 1138 cc, when there are more than 10 condominiums in a building
it is mandatory to have a condominium regulation.

The Regulations are approved by majority and deliberative quorums
provided by the 2nd paragraph of art. 1136 of the cc.

The initiative for the formation of the regulation can also be of an individual
condominium (art. 1138, 2nd paragraph).

The regulation is optional when the condominiums are less than 10.

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Appointment and revocation of the administrator

"When the condos are more than eight, if the assembly fails to do so, the appointment of an administrator is made by the court of appeal of one or more condominiums or administrator who has resigned. (...) The office of director lasts one year and is considered renewed for the same duration. The shareholders' meeting called for the revocation or resignation resolves on the appointment of the new director. The revocation of the administrator can be deliberated at any time by the assembly, with the majority foreseen for his appointment or with the modalities foreseen by the condominium regulation. It can also be ordered by the judicial authority, upon appeal by each condominium, in the case provided for by the fourth paragraph of article 1131, if it does not account for the management, or in the event of serious irregularities. (...) "(art.1139 cc)

The office of the condominium administrator ceases in cases where there is:

• revocation by the condominium assembly;

• revocation by the competent judicial authority;

• voluntary resignation;

• appointment of another director.

The revocation can take place by the condominium assembly, with the same majority necessary for the appointment, even without reason (art. 1136 of the civil code). However, according to several lawyers, the condominiums are obliged to pay the remuneration up to the end of the agreed contractual term, for a maximum of one year.

The 2012 condominium reform specified a list of cases that fall under the qualification of serious irregularities that automatically trigger the judicial revocation (at the request of at least one condominium):

1) failure to convene the meeting to approve the condominium report, the repeated refusal to call the meeting for the revocation and for the appointment of the new director or in the other cases provided for by law;
2) failure to execute judicial and administrative measures, as well as resolutions of the meeting;
3) failure to open and use the account referred to in the seventh paragraph (shared current account)
4) management in ways that can generate confusion between the property of the condominium and the personal property of the administrator or other condominiums;
5) to have consented, for an unsatisfied credit, to the cancellation of the formalities performed in the property registers to protect the rights of the condominium;
6) if a legal action has been filed for the collection of the sums due to the condominium, the failure to diligently take care of the action and the consequent compulsory execution;
7) failure to comply with the obligations referred to in Article 1130, numbers 6), 7) and 9) (keeping the register of the condominium registry and security data and the register of the minutes of the meetings, provide the condominium who requests it certificate relating to the status of the payments of the condominium charges and any ongoing disputes);
8) the omitted, incomplete or incorrect communication of the data referred to in the second paragraph of this article (i.e. the personal and professional data of the administrator, the tax code, or, if it is a company, also the registered office and the name , the room where the registers of the condominium registry and the safety data of the buildings and systems of the condominium are located, the register of the minutes of the assemblies, as well as the days and times in which each interested party, upon request to the administrator, can take them free view and get copy signed by him)

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Administrator powers

The administrator, pursuant to art. 1130 cc, has the obligation to:

1. execute the resolutions of the Assembly of Condominiums and ensure compliance with the Condominium Regulations;

2. regulate the use of common things and the provision of services in the common interest, so that the best enjoyment of all condominiums is ensured;

3. collect contributions and pay the costs for the ordinary maintenance of the common parts of the building and for the operation of the common services;

4. perform the conservative deeds of rights inherent in the common parts of the building.

In addition, at the end of each year, it must report on its management.

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Doveri dell'amministratore

I doveri dell'amministratore possono essere divisi in base al momento del mandato in cui si manifestano:

1. inizio incarico

2. in corso

3. fine anno

4. fine incarico

1. Al momento dell'accettazione della nomina l'amministratore deve:

• comunicare i propri dati anagrafici e professionali, in particolar modo il codice fiscale, il luogo in cui saranno custoditi i registri del condominio e gli orari in cui saranno consultabili

• deve apporre sul luogo di accesso al condominio le proprie generalità e recapiti, anche telefonici.

• deve associare al proprio il codice fiscale del condominio presso l'Agenzia delle Entrate

• volturare tutte le utenze del condominio

• effettuare il formale passaggio di consegne con l'amministratore precedente.

• inoltre è tenuto a presentarsi nella filiale in cui è aperto il conto corrente condominiale per depositare la propria firma o aprire un conto per conto del condominio

2. Compiti e doveri dell'amministratore nel corso del mandato

CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA
E' fatto obbligo all'amministratore di convocare l'assemblea dei condomini annualmente e di eseguirne le delibere. L'assemblea deve essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura della gestione. L'assemblea infatti, non l'amministratore, è l'organo deliberativo del condominio e nella piccola democrazia dello stabile è anche l'organo dotato dei più ampi poteri. La mancata esecuzione delle delibere dell'assemblea costituisce grave irregolarità dell'amministratore di condominio e motivo di revoca giudiziaria

DISCIPLINA PARTI CONDOMINIALI
L'amministratore è tenuto a disciplinare l'uso delle parti condominiali e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in tal senso il codice civile gli fornisce la possibilità di prendere provvedimenti, cioè decisioni che i condomini devono obbligatoriamente rispettare. Anche in questo caso il limite del potere dell'amministratore è l'assemblea: lo stesso articolo di legge (1133c.c.) stabilisce che contro i provvedimenti dell'amministratore è possibile sia il ricorso all'assemblea dei condomini, che all'autorità giudiziaria. Questo significa che una delibera contraria a un provvedimento annulla in tutto e per tutto il provvedimento preso

GESTIONE FINANZIARIA
L'amministratore deve incassare le rate condominiali e pagare i fornitori utilizzando per tutti pagamenti erogati o ricevuti un apposito conto corrente condominiale cioè intestato al condominio. Dopo la riforma 220/2012 costituisce grave irregolarità erogare somme in contanti per conto del condominio o utilizzare un conto intestato all'amministratore.

AZIONE CONTRO I MOROSI
L'amministratore è obbligato ad agire contro i condomini morosi anche per vie legali, a questo dovere egli può sottrarsi solo se l'assemblea lo esonera esplicitamente da questo compito. L'amministratore inadempiente può essere citato per danni dal condominio se la mancata riscossione delle quote comporta dei danni come, ad esempio, la sospensione dell'acqua o perdere una causa legale

TUTELA DEL REGOLAMENTO DI CONDOMINIO
L'amministratore è il responsabile dell'applicazione del regolamento di condominio e deve fare tutto quanto in suo potere per conservare le parti comuni dell'edificio in uno stato decoroso e funzionante

ADEMPIMENTI FISCALI
Nel caso del condominio si tratta della certificazione unica dei redditi dell'anno precedente che va presentata all'inizio dell'anno e della certificazione dei redditi dei sostituti d'imposta (ovvero il 770) che va presentata a metà anno. Essendo il condominio sostituto d'imposta spetta all'amministratore versare le somme relative con l'apposito modulo F24. Egli inoltre è il responsabile degli adempimenti nei confronti dei dipendenti del condominio come ad esempio il portiere. In caso di contestazione da parte dell'Agenzia delle Entrate il condominio viene sanzionato ma lo stesso può chiedere i danni all'amministratore

REGISTRI CONDOMINIALI
L'amministratore deve curare la tenuta dei registri del condominio, conservarli e renderli disponibili alla consultazione dei singoli condomini

Allo stato attuale la legge individua 4 registri:

1. il registro anagrafico in cui sono riportati i dati catastali di ogni singola unità abitativa, i recapiti e i nominativi dei proprietari

2. il registro dei verbali di assemblea con annesso il regolamento di condominio

3. il registro di nomina e revoca degli amministratori

4. il registro di contabilità in cui sono annotati in ordine cronologico le entrate e le uscite di gestione

A richiesta del singolo condomino l'amministratore è obbligato a fornire un'attestazione dello stato dei pagamenti e delle liti in corso, normalmente richiesta in caso di compravendita

3. Compiti e doveri dell'amministratore a fine dell'anno

L'amministratore è obbligato a redigere il rendiconto condominiale (bilancio) annuale della gestione e convocare l'assemblea per la sua approvazione. La mancata convocazione dell'assemblea entro il termine di 180 giorni costituisce grave irregolarità

Il regolamento di condominio può stabilire una scadenza più restrittiva senza essere in contrasto con quanto dice la legge. Entro un mese è un termine che non contrasta con “entro 180 giorni” del Codice Civile, se il regolamento stabilisse un termine più ampio o non stabilisse affatto un termine varrebbe il limite imposto dal Codice Civile

4. Obblighi dell'amministratore al momento della cessazione dell'incarico

A fine mandato l'amministratore è tenuto per legge a consegnare tutta la documentazione relativa al condominio e ai singoli condomini. Se l'amministratore non ottemperasse a quest'obbligo incorrerebbe nel reato di appropriazione indebita, fattispecie, che in caso di condanna lo escluderebbe dall'esercizio della professione a norma dell'articolo 71bis delle norme di attuazione del Codice Civile

Anche dopo la revoca del suo mandato e fino al completamento del formale passaggio di consegne l'amministratore uscente è obbligato a svolgere per conto del condominio tutte quelle attività con carattere di urgenza che potrebbero arrecare danno o pregiudizio al condominio. La legge specifica che nessun compenso è esigibile per questo genere di attività

Non può mai esistere un momento in cui le responsabilità dell'amministratore non siano affidati ad un soggetto ben determinato cioè tra la revoca del vecchio e la normina del nuovo professionista non può esserci neanche un giorno in cui nessuno ricopra il ruolo di amministratore

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